Zona Extra Miles Pertama, Produktif dengan Menjalankan Extra Miles

Saat awal menyimak materi X-tra Miles ini, saya masih belum menangkap pemahaman detail yang jelas, terkait alur pengerjaan diagram Impact Effort Matrix. Mungkin saya yang terlalu memusingkannya. Mengapa tak memilih untuk berpikir simpel, menangkap garis besarnya, lalu mengerjakan tugasnya. Tuntaslah sudah! Tidak, saya tidak bisa demikian. Bukan gaya belajar yang gue banget. Saya perlu merunut agar paham, sekalipun konsekuensinya adalah perlu waktu pengerjaan yang lebih panjang.

Usai menyimak rekaman materi, saya membuat jurnal pribadi terlebih dahulu. Membuat project list kemudian mengklasifikasikannya ke dalam empat kuadran tersebut. Fokus saya saat mengklasifikasikannya terpaku pada effort dan impact dari setiap kegiatan. Mana yang high effort, low effort, mana yang high impact, low impact. Kemudian memikirkan, mau dipindah ke kuadran mana setiap kegiatan tersebut dan X-tra Miles apa yang mau dilakukan untuk memindahkannya.

Maka berikut jurnal pribadi awal yang saya buat :

Gambar 1. Jurnal Pribadi mengenai Impact Effort Matrix

Hingga tiba jadwal diskusi via ZOOM,  kami berkumpul berdiskusi mengenai jurnal. Senang rasanya ada diskusi rutin, ada ruang untuk berbagi buah pikiran dan menelaah bersama. Dari diskusi tersebut saya merasa ada yang perlu diperbaiki dari jurnal pribadi saya, yaitu lebih didetailkan rencana aksinya dan diberi keterangan letak kuadran dari setiap kegiatan usai dilengkapi dengan X-tra Miles. Baiklah, saya mencoba memperbaikinya dan menyetorkannya kembali di hari berikutnya.

Apakah tuntas, berhenti sampai di situ? Ternyata tidak. Momen menuliskan jurnal adalah momen dimana saya merunut pemahaman atas pembelajaran yang sedang berjalan. Saat menulis, saya kembali dibuat bingung dengan definisi kuadran Major Projects dan Quick Wins. Ya, definisi kuadran Quick Wins bukan sekadar kuadran yang diisi oleh kegiatan yang saya rasa low effort, high impact saja. Namun juga merupakan kuadran ideal dimana sebisa mungkin, kegiatan-kegiatan banyak terletak di sana. Mengerjakan sebuah kegiatan dengan optimal, tanpa usaha ekstra yang berpotensi mengundang kelelahan, namun menghadirkan dampak signifikan. Siapa yang tidak mau? Bukankah hal tersebut erat kaitannya dengan makna sebuah produktivitas?

Maka saya mencoba berselancar, mencari referensi untuk menguatkan struktur berpikir yang sedang saya bangun terkait materi kali ini.

Pertama, saya mencermati makna sebuah produktivitas. Pencarian ini membawa saya membaca buku Productive Muslim yang ditulis oleh Mohammed Faris. Produktivitas erat kaitannya sebagai output dari sebuah ­input. Jika saya memiliki waktu dua jam dan menggunakannya untuk menulis jurnal (menghasilkan karya) maka saya produktif. Namun ada rumus produktif yang saya dapatkan dari buku tersebut, yaitu :

Produktivitas = Fokus x Energi x Waktu (untuk tujuan yang bermanfaat)

Menjadi produktif bukan menjadi sibuk, bukan pula sebuah kejadian melainkan sebuah proses, produktif tidak membosankan dan yang perlu diingat adalah, kita tidak bisa selalu menjadi orang produktif, perlu ada jeda diantara produktivitas satu dengan lainnya. Logis sih ini, perlu ada manajemen energi, manajemen fokus dan manajemen waktu yang saling bersinergi. Makjlebb bangeeet!

Referensi berikutnya yang saya cari adalah seputar Impact Effort Matrix. Dalam laman situs web expertprogrammanagement.com ditemukan matriks setipe dengan nama The Action Priority Matrix. Matriks tersebut sebagai alat bantu memanfaatkan waktu untuk memilih tugas dan peluang yang akan dikejar berdasar prioritas. Dijelaskan pula bahwa kuadran Quick Wins merupakan tempat hal-hal dengan prioritas tinggi. Sebisa mungkin tidak ada lagi kegiatan di Thankless Tasks, minim kegiatan di Fill Ins dan Major Projects.

Untuk memindahkan kegiatan-kegiatan ke kuadran lainnya dengan proporsi lebih tepat sehingga hasilnya berlipat pula, maka perlu ada ide X-tra Miles yang harus djalankan. Ide yang paling mendasar adalah memperbaiki manajemen waktu, energi dan fokus. Terkait hal tersebut, strategi yang akan diterapkan adalah :

1. Mengalokasikan waktu 15 menit per dini hari untuk mengikuti diskusi WAG Co-House. Menandai chat penting dan melakukan clear chat secara berkala.
2. Mengalokasikan waktu lima jam dalam satu pekan untuk mengerjakan artikel berkualitas.
3. Membuat kandang waktu yang lebih ketat dan saklek untuk membuka FBG. Dengan jadwal : menyimak live materi dan pengayaan di dini hari Kamis dan Jum’at (@satu hingga dua jam), mengikuti perkembangan Hexagon City di Sabtu dini hari (15 menit)
4. Memakai aplikasi YourHour untuk mengidentifikasi seberapa lama penggunaan gawai saya per hari, juga memunculkan pengingat saat saya sudah melewati batas jam daring yang saya tetapkan di awal.
5. Membagi proses pengerjaan jurnal dalam beberapa bagian yang dikerjakan bertahap. Antara lain berdiskusi dengan tetangga Co-House, membaca buku dan web sebagai acuan referensi, menyimak materi dengan seksama, berdiskusi dengan orang terdekat, menyusun kerangka hingga menuliskan jurnal utuh. Alokasikan waktu untuk setiap bagian.

Selain strategi diatas, ada juga X-tra Miles lain yang dilakukan. Antara lain :

1. Mengikuti Training of Trainer Read Aloud selama bulan Desember
2. Menemukan dan membaca buku referensi yang sesuai dengan materi setiap zona
3. Menyimak aktif pelatihan internal Co-House  dengan seksama

Setelah melakukan X-tra Miles maka kegiatan-kegiatan bermuara ke mana? Saya mengupayakan untuk dominan di kuadran Quick Wins. Melatih otot-otot menuju keseimbangan baru tentu berat ya. Karenanya X-tra Miles dilakukan. Melipatkan hasil dengan durasi pengerjaan yang tetap sama. Perlu meningkatkan fokus, menggunakan waktu dengan lebih efisien dan menjaga ketersediaan energi.

Maka saatnya masing-masing Hexagonia menentukan aksi X-tra Miles-nya maka saatnya mengumpulkannya sehingga menjadi action items tim Co-House. Berikut hasilnya :

Gambar 2. Impact Effort Matrix tim Co-House

Mengikuti sebuah kelas belajar, sejatinya bukan hanya untuk menerima ilmu namun juga untuk berubah ke arah yang lebih baik. Bergabung di kelas belajar Institut Ibu Profesional selalu saya rasakan berbeda. Bukan sebagai sebuah proses disuapi, namun diberi kail yang membuat saya bisa meluaskan pandangan, terbuka terhadap sumber pembelajaran yang lebih luas lagi. Mengajak untuk berkelana di hutan ilmu pengetahuan.

Beragam fasilitas di Hexagon City merupakan tanda produktivitas sebuah kota sekaligus merupakan godaan, selama tidak sesuai dengan kebutuhan belajar diri. Founding mothers pun mengingatkan mengenai hal ini. Maka kuatkan tekad untuk cukup tertarik dengan hal-hal yang sudah menjadi fokus kebutuhan belajar selama berada di kelas Bunda Produktif. Dalami dan tekuni hal tersebut hingga menjadi sebuah karya produktif. Bismillah, semoga Allah tuntun selalu.

Wina, 9 Desember 2020

Sumber Referensi :

Faris, Mohammed. 2015. Muslim Produktif : Ketika Keimanan Menyatu dengan Produktivitas. Jakarta : Penerbit PT Elex Media Komputindo.

Anonim. 2018. The Action Priority Matrix. https://expertprogrammanagement.com/2018/12/the-action-priority-matrix/. Diakses tanggal 9 Desember 2020.